تحریر دفاتر
تحریر دفاتر یعنی ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری می باشد.
به این دفاتر که توسط قانون مورد تایید است در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری می گویند.
قبل از ثبت هر گونه عملیات حسابداری باید این دفاتر از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی امضاء پلمپ و ثبت شود زیرا در پایان هر سال مالی دفاتر قانونی باید توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تایید شود.
دفاتر حسابداری (دفاتر قانونی)
دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری هستند. در واقع رویدادهای مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند و به تایید مدیریت رسیدند در دفاتر حسابداری که توسط قانون تعیین شده است ثبت و نگهداری می شوند. به این دفاتر که توسط قانون مورد تایید است در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری می گویند.
انواع دفاتر حسابداری
دفاتر حسابداری در مجموع به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:
1-دفاتر رسمی (قانونی): دفاتری هستند که طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوند و در این مورد اجبار قانونی وجود دارد. دفاتر رسمی و قانونی به دو دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند.
2-دفاتر غیر رسمی (کمکی): دفاتری هستند که اجباری برای تهیه آن ها وجود ندارد و تنها به منظور ایجاد سهولت و دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها تنظیم می شوند. دفتر معین معروف ترین دفتر غیر رسمی محسوب می شود.
دلایل اهمیت دفاتر قانونی
یکی از دلایل مهم تحریر دفاتر قانونی، کاهش میزان اشتباهات در حسابداری است. از جمله مهمترین این خطاها عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آنهاست. از دلایل دیگر اهمیت دفاتر حسابداری، ثبت کلیه جزئیات رویدادهای مالی مانند تاریخ معامله، میزان بدهکاری و بستانکاری هر حساب و غیره است. با استفاده از این دفاتر قانونی، کلیه اطلاعات مالی بر اساس تاریخ وقوع رویداد در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
پلمپ دفاتر قانونی :
تجار و شرکت های تجاری، باید هر ساله برای تهیه دفاتر روزنامه و کل جدید و پلمپ این دفاتر، پس از ثبت نام در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، یا همان سامانه جامع ثبت شرکت ها اقدام نمایند.
تمامی اشخاص حقوقی و بخشی از اشخاص حقیقی که کسب و کار نسبتا بزرگی دارند برای اثبات فعالیت های مالی خود از این دفاتر استفاده میکنند.
انواع دفاتر قانونی حسابداری
انواع دفاتر قانونی حسابداری عبارتند از : دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر دارایی ، دفتر کپیه
دفتر روزنامه
کلیه معاملات و تراکنش‌های مالی شرکت با توجه به تاریخ رخدادشان، در دفتر رسمی روزنامه به ثبت می‌رسند.
هر صفحه دفتر روزنامه از چندین ستون تشکیل شده است. هر کدام از ستون‌ها، دارای شماره سند، تاریخ شرح رویدادهای مالی (شامل توصیف مختصری از رویداد و نام حساب)، میزان بدهکاری و بستانکاری و … می‌باشند.
از کاربردهای دفاتر روزنامه می‌توان به ارائه صورت‌های مالیاتی اشاره کرد که به صورت سالانه ارائه می‌شوند.
دفتر روزنامه عمومی، خصوصی و اختصاصی انواع مختلف این نوع از دفاتر حسابداری هستند.
تمامی رویدادهای مالی و معاملات در دفاتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.
این در حالی است که از دفاتر روزنامه خصوصی برای رویدادهای مالی خاص استفاده می‌شود. همچنین، امکان ثبت اطلاعات در دفاتر روزنامه اختصاصی نیز وجود دارد.
دفتر کل
با توجه به وجود داده‌های مختلف حسابداری و تنوع آنها در دفاتر روزنامه، تهیه و تنظیم دفاتر حسابداری کل ضرورت پیدا می‌کند.
در دفتر کل برای هر حساب صفحه ای جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام رویدادهای مالی مرتبط با آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده اند باید به ترتیب تاریخ وقوع رویداد مالی، به این صفحه منتقل می شود. بنابراین با توجه اینکه تمام حساب های یک مجموعه اقتصادی در دفتر کل به تفکیک ذکر شده، این دفتر قانونی را می توان یکی از مهمترین دفاتر قانونی شرکت ها و موسسات دانست.
در مورد انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل هرکسی زمان متفاوتی را اعلام می کند؛ برخی معتقدند این اطلاعات دفتر روزنامه هر هفته باید به دفتر کل منتقل شود، برخی معتقدند این اتفاق باید ده روز آخر ماه انجام شود و به نظر برخی دیگر برای انتقال اطلاعات بین این دو دفتر قانونی تا پانزدهمین روز ماه بعد زمان دارید.
دفاتر قانونی
نکات مهم تحریر دفتر کل
- مهمترین نکته و اولین نکته‌ای که برای تحریر دفتر کل باید در نظر بگیرید این است که برای هر یک از حساب‌ها (حساب‌های پرداختنی، دارایی نامشهود و …) باید یک صفحه مجزا در نظر بگیرید.
- ترتیب انعکاس حساب‌ها به این شکل است که اول دارایی‌ها، بعد از آن بدهی‌ها و در نهایت سرمایه نوشته می‌شود.
- در صورتی که ثبت اشتباه انجام شد باید با خودکار قرمز روی آن خط بکشید و با خودکار سیاه ثبت جدید را در بالای ثبت قبلی انجام دهید.
- انتهای حساب را با یک خط مورب ببندید تا از سوءاستفاده‌های احتمالی پیشگیری کنید.
- در پایان هر صفحه دفتر کل حتماً جمع مانده بدهکار و بستانکار را تعیین کنید.
تفاو ت دفتر روزنامه و کل :
تفاوت اساسی دفاتر حسابداری رسمی (دفتر روزنامه و کل) در این است که ثبت رویدادها در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع آنها می‌باشد، اما هر رویداد در یک صفحه جداگانه از دفتر کل و با توجه به دفتر روزنامه نگارش می‌شود.
دفتر دارایی
یکی از دفاتری که گزارش کلیه دارایی‌های منقول و غیر منقول توسط تاجر در آن ثبت می‌شود دفتر دارایی می باشد که در این دفاتر می‌توان کلیه مطالبات و دیون را با جزئیات بیشتری یاداشت کرد.
دفتر کپیه
صورت حساب‌های صادر شده و نامه‌نگاری‌ها به ترتیب تاریخ در این دفاتر ثبت می‌شوندو با توجه به اتوماسیون سیستم‌های مالی، تقریبا منسوخ شده است.
در حال حاضر نیازی به داشتن ” دفتر دارایی و دفتر کپیه ” نیست و فقط از دفتر روزنامه و کل استفاده می‌شود.
نکات مهم در مورد گروه‌بندی اشخاص مشاغل آیین نامه تحریر دفاتر قانونی
گروه بندی صاحبان مشاغل (نوع فعالیت) اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت از لحاظ تکالیف موضوع این آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، جزء مؤدیان گروه اول محسوب می‌شوند.
- دارندگان کارت بازرگانی (واردکنندگان و صادرکنندگان)؛
- صاحبان کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط؛
- صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر؛
- صاحبان بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها، کلینیک‌های تخصصی؛
- صاحبان مشاغل صرافی؛
- فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذی ربط؛
- مؤدیان مالیاتی که در هر گروه از تقسیم بندی تحریر دفاتر قانونی قرار می‌گیرند، تا سه سال بعد، از نظر انجام تکالیف قانونی در طبقات پایین‌تر قرار نخواهند گرفت.
- در دو سال اول شروع فعالیت صاحبان مشاغل به استثناء مؤدیانی که براساس نوع فعالیت درگروه اول قرار می‌گیرند، انتخاب گروه و انجام تکالیف قانونی مربوط به انتخاب مؤدی خواهد بود.
- صاحبان مشاغلی که در گروه های دوم یا سوم قرار می‌گیرند، می‌توانند در هر سال مالیاتی نسبت به انجام تکالیف گروه بالاتر اقدام نمایند. دراین صورت مکلف به رعایت مقررات مربوط خواهند بود.
مهمترین دلایل رد دفاتر قانونی چیست
1- استفاده از دفاتر سال های قبل
2- درج و ثبت هرگونه اطلاعات غیر واقعی
3- ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
4- عدم ثبت یک یا چند فعالیت
5- مخدوش کردن نوشته ها ویا تراشیدن ، پاک کردن، محو کردن مندرجات
6- درصورتی که دفاتر از پلمب خارج شده باشد و یا فاقد یک یا چند برگ باشد
7- صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده
دفاتر قانونی غیررسمی
دفتر معین (دفتر کمکی)
دفتر معین مشهورترین دفتر غیر رسمی است و با نام دفتر کمکی هم شناخته می شود، چرا که هدف این دفتر کمک به امور حسابداری شرکت است. در واقع از دفتر معین برای تفکیک حساب های دفتر کل استفاده می شود. در برخی از شرکت ها و موسسات فعالیت های حسابداری و جریان امور تجاری به نحوی است که لازم است اطلاعات کامل در مورد یک یا چند حساب دفتر کل در دسترس باشند.
از آنجا که پیدا کردن این حساب ها در دفتر کل ممکن است دشوار و زمانبر باشد هر کدام از این حساب های مخصوص که ممکن است شامل رویدادهای مالی فراوانی باشند در دفاتر معین ثبت می شوند.
به خاطر داشته باشید که نگهداری برخی حساب ها در دفتر معین به معنای نگهداری نکردن آن ها در دفتر کل نیست، بلکه همیشه باید جمع مانده حساب در دفتر معین باید با جمع مانده همان حساب در دفتر کل یکسان باشد. نکته مهم این است که دفتر معین یکی از دفاتر قانونی محسوب می شود اما غیر رسمی است و تنها برای کمک به فرآیندهای گزارش گیری مورد استفاده قرار می گیرد.
برخی از مهمترین و رایج ترین دفاتر معین شامل این موارد هستند:
- دفتر معین بانک
- دفتر معین بدهکاران
- دفتر معین اموال
- دفتر معین بستانکاران
زمان دریافت دفاتر قانونی حسابداری
طبق قانون همه اشخاص حقوقی و همچنین همه اشخاص حقیقی که موظف به تنظیم دفاتر قانون هستند باید پیش از سال مالی جدید، به دریافت دفتر قانونی اقدام کنند. البته برای برخی از کسب‌وکارها این‌گونه نیست که فقط یک بار قبل از شروع سال مالی اقدام به دریافت دفتر قانون کنند، بلکه طی سال نیز چندین بار پس از اتمام هر دفتر، اقدامات قانونی را برای دریافت آن انجام می‌دهند.
جریمه :
عدم ارائه دفاتر قانونی ، جریمه ای معادل 20% مالیات و در صورت رد دفاتر نیز، جریمه ای معادل 10% مالیات منظور خواهد شد.
پلمپ دفاتر قانونی
دفاتر قانونی به استثنای دفاتر دارایی و کپیه باید قبل از اینکه در آنها اطلاعاتی را ثبت کنید توسط اداره ثبت امضا شوند. پلمپ دفاتر قانونی یکی از الزامات ارائه گزارش به سازمان امور مالیاتی است. در واقع هزینه‌هایی که شرکت‌ها به سازمان امور مالیاتی اظهار میکنند باید بر اساس دفاتر قانونی پلمپ شده باشد. شرکت‌ها بر اساس نیازی که دارند این دفاتر را به صورت دفاتر روزنامه و کل تهیه میکنند و آن را پلمپ میکنند تا امکان دخل و تصرف در آنها وجود نداشته باشد.
همه شرکت‌ها باید عملکرد مالی خودشان را در این دفاتر ثبت کنند و در صورت درخواست ممیزان مالیاتی در اختیار آنها قرار دهند. این موضوع تا جایی اهمیت دارد که شما اگر حتی در یک سال مالی هیچ فعالیتی نداشته باشید هم باید دفاتر پلمپ شده را به صورت سفید در اختیار ممیزان مالیاتی قرار دهید.
برای مشاوره دفاتر قانونی با ما تماس بگیرید.